Builder Clinic – Manual

Bem-vindo ao Builder Clinic SaaS!

Este manual irá lhe guiar pelas funções do sistema Builder Clinic SaaS. Vamos cobrir desde como contratar um plano até o gerenciamento de cadastros e então operações que você pode fazer na plataforma, a fim de gerir sua clínica de forma simples e prática.

Os tópicos estão dispostos em três capítulos: Começando, Usuário final e Administrador.

Começando

Minha conta:

Ao acessar Minha Conta -> Dashboard, você verá a seguinte página:

1. Exibe seu atual plano contratado.
2. Exibe o valor atual do plano.
3. Exibe a data de vencimento do plano contratado.
4. Esta mensagem aparecerá caso o período do seu plano esteja próximo do fim. Clique no botão Renovar Plano para ser redirecionado à página de renovação do contrato.
5. Aqui constam as informações básicas das últimas faturas/pagamentos.
6. Clique aqui para ser redirecionado à página Meus Pagamentos.
7. Aqui você encontrará nossas opções de planos e informações sobre os mesmos (clique no botão Assinar para ser redirecionado à página de contratação do plano).

Como contratar um plano?

Para contratar um plano, basta selecionar uma das opções listadas na página Minha Conta -> Dashboard e seguir o passo-a-passo abaixo:

1. Primeiramente, escolha uma dentre nossas opções de planos.

2. Escolha a modalidade de pagamento (anual ou mensal).

3. Insira as informações fiscais pertinentes ao contrato.

4. Por fim, aceite os termos após leitura do contrato e selecione a forma de pagamento. Após isso, você será redirecionado para a página de pagamento respectiva à sua escolha.

Após confirmação do pagamento, o status do mesmo deverá ser alterado para Pago e o acesso à plataforma concedido.

Como renovar um plano?

A partir do momento que o período de seu plano estiver próximo do fim, aparecerá na página Minha Conta -> Dashboard uma notificação informando quantos dias falta para o contrato expirar e um botão de redirecionamento à página de renovação.

Caso o período de contrato chegue ao fim sem uma renovação, a notificação mudará para “Plano inativo” e, na seção Planos da Dashboard, haverá um botão Renovar junto à opção de plano que você havia assinado. Esse botão faz o mesmo redirecionamento para a página de renovação.

O processo de renovação é idêntico ao de contratação, por isso, você pode acompanhar o passo-a-passo na seção anterior, Como contratar um plano?. A maioria dos campos virão já preenchidos, mas não se esqueça de conferir.

Gerenciando cadastros

Para realizar operações na plataforma (como agendamentos, emissões de nota fiscal, etc.), precisamos primeiro alimentar a base de dados com registros. Há três categorias de cadastro: Cadastros, Pessoas e Estoque.

Alguns cadastros requerem outros registros (ex.: é preciso ter um convênio para registrar um procedimento), portanto, embora haja uma separação entre categorias de cadastro, as próximas seções poderão ser acompanhadas como um passo-a-passo, em ordem.

Usuário final

Cadastros gerais

Os cadastros gerais podem ser encontrados na aba Cadastros.

Convênios:

O cadastro de convênio (ou plano de saúde) requer apenas seu nome.

Clínicas:

Ao criar sua conta, foi criado também um cadastro de clínica, mas você pode editá-lo (para por exemplo, adicionar informações fiscais) ou criar um novo cadastro.

O formulário de criação de uma clínica requer um convênio.

1. Há um limite (atrelado ao plano) de quantas clínicas um usuário pode criar, limite esse configurado pelo administrador do sistema.
2. O link de agendamento online é uma URL que será utilizada pelo usuário final para fazer um agendamento de casa, dentre outras funcionalidades. Estas serão explicadas e exemplificadas em maior detalhe mais adiante.

1. Em Dados cadastrais constam os campos fundamentais de informações da clínica, como razão social e CNPJ.
2. Também há campos para as informações de endereço da clínica.
3. Por fim, dois campos que permitem upload de imagens, uma para ser usada como logo em documentos e outra na página de agendamento online.

1. Você pode definir quais convênios são aceitos pela clínica. Requer convênio.
2. Adicione ou remova convênios com os botões + e x.

Defina quais profissionais poderão acessar os recursos da clínica sob a seção Usuários com permissão para esta clínica.

Especialidades:

O cadastro de especialidade médica (ex.: Pediatra, Ortopedista ou Clínico Geral) requer: descrição e clínica.

Exames:

Quando é feito um atendimento, pode haver a necessidade do médico solicitar um exame ao paciente, e para isso, precisamos ter opções de exame determinadas no sistema.

O cadastro de exame requer nome, clínica e status de ativo (exame pode ser utilizado em operações do sistema?).

Campo opcional: código referência.

Usuários:

Como administrador da clínica, perceberás que sua conta consta como um cadastro de usuário, mas é possível também cadastrar novos usuários vinculados à sua clínica a partir da interface da plataforma.

1. Campos para inserir as credenciais do usuário.
2. Determina se o usuário estará ativo no sistema ou não.
3. Escolha quais das unidades (clínicas) cadastradas serão acessíveis ao usuário e qual delas será a sua principal.

Lembre-se de conceder os grupos de permissão pertinentes àquele usuário (ex.: caso o usuário não tenha permissão ao grupo Agendamentos, não poderá visualizar, criar, editar ou excluir agendamentos).

Procedimentos:

Para diversas operações (como registrar um agendamento), é necessário saber qual procedimento será feito.

Para cadastrar um procedimento, são necessários registros de: clínica e convênio.

1. Informações básicas do procedimento.
2. Determina se o procedimento pode ser utilizado em operações do sistema.
3. Opções de convênio para o procedimento e seu respectivo preço (vários podem ser adicionados).
4. Materiais utilizados no procedimento e a quantidade (vários podem ser adicionados).

Campos opcionais:

Código de referência;
Duração do procedimento;
Campos da seção Materiais.

Agendas:

Cada profissional possui seus próprios horários, sua própria agenda, e para criar uma, preencha o formulário fornecendo as informações requeridas.

São utilizados registros de: clínica, profissional e procedimento.

1. Nome da agenda e a quem ela pertence.
2. Determina quais os dias de atendimento, horários, visualização inicial (qual modelo de visualização será utilizado ao filtrar esta agenda numa busca em Agendamentos -> Agendamentos) e cor.
3. Mais informações importantes incluem: o procedimento padrão do profissional, saber se a agenda é pública, saber se o médico realiza atendimentos online e se pode haver um choque/sobreposição de horários na agenda. Obs.: quando uma agenda é pública, poderá receber novos agendamentos do cliente final a partir do link de agendamento online da clínica, abordado aqui.
4. Por fim, uma lista com os profissionais que podem interagir com a agenda. Para “popular” a lista, basta preencher os campos Profissional e Pode manipular atendimentos conforme o desejado e então Adicionar. Lembrando que vários itens podem ser adicionados à lista.

Campos opcionais:

Horário de intervalo;
Cor;
Seção Profissionais que podem interagir com a agenda.

Obs.: quando um agendamento é feito, este é criado com base em uma agenda. Na listagem de agendamentos, o registro criado aparecerá com uma cor. É nisto que impacta o campo Cor do formulário.

Formulários:

Durante um atendimento, é possível adicionar e preencher um formulário. Você pode criar modelos de formulário com campos personalizados. Requer cadastro de clínica.

1. A parte superior do cadastro possui campos para as informações básicas do formulário.
2. Na seção Campos dinâmicos do formulário, você pode criar os campos que o formulário terá (as opções de preenchimento mudarão de acordo com o tipo do campo).
3. Para adicionar um campo à lista, preencha suas informações nos campos e clique no botão Adicionar.

Tipos de documento:

Durante um atendimento, é possível adicionar documentos/laudos ao registro. Você pode criar modelos de documento com um editor de texto que possui opções de formatação e variáveis que permitem inserir dados específicos, porém resilientes. Requer cadastro de clínica.

A seção Variáveis lista as variáveis que você pode inserir no texto. Visto que um atendimento possui aquelas informações (nome do paciente, nome do profissional, etc.), ao anexar o documento ao mesmo, as variáveis serão substituídas pelas informações corretas automaticamente.

Template:

É possível enviar mensagens para pacientes, seja por WhatsApp ou e-mail. Essas mensagens são baseadas em templates, e os templates por vez, são cadastros criados previamente. Requer clínica.

1. Estas são as variáveis disponíveis para utilizar em sua mensagem (caracteres em negrito). Apenas digite-as (incluindo as chaves) no corpo da mensagem e, na hora do envio, elas serão substituídas por seus respectivos valores.
2. É possível adicionar hyperlinks ao final da mensagem inserindo sua URL e um rótulo (label). Obs.: variáveis também podem ser inseridas no campo URL.
3. Para adicionar mais hyperlinks, clique no botão +. Para removê-los, clique no x.

Obs.: o formulário de envio de e-mails é semelhante, tendo como diferenças apenas a ausência dos campos URL e label e um editor do corpo da mensagem com opções de formatação.

Cadastros de pessoas

Pacientes

Não há consulta sem paciente. Sendo assim, crie um registro de paciente preenchendo o formulário.

Requer registro de: clínica.

1. A aba Dados cadastrais possui campos para as informações básicas do paciente, como nome, CPF, data de nascimento, etc.
2. Caso o usuário possua um número de telefone registrado, poderá receber atualizações de seus agendamentos (como lembretes de consulta e confirmação de agendamento) por WhatsApp ao marcar esta opção.
3. Clique nesta caixa com ícone de câmera e se abrirá uma janela de captura de foto para usar no cadastro do paciente (utiliza a webcam).
4. Há um campo com opções de formatação para inserir observações a respeito do paciente.

Campos opcionais:

Nome civil;
RG;
Telefone;
E-mail;
Tratamento;
Profissão;
Imagem;
Observação.

Obs.: caso os campos Nome civil e/ou Tratamento sejam preenchidos, estes aparecerão na listagem de pacientes (no caso do nome civil, substituindo o nome).

1. A aba Endereços (opcional) possui campos e uma listagem para os endereços do paciente.
2. Para adicionar um endereço à lista, preencha suas informações nos campos e clique no botão Adicionar.

Campo opcional: complemento.

1. Este é o botão Histórico, clique nele para abrir um histórico contendo os últimos atendimentos do paciente.
2. Os atendimentos aparecem no histórico informando seu ID, agenda, convênio, profissional e clínica.

1. Este é o botão Prontuário, clique nele para abrir uma página contendo as informações sobre a saúde do paciente.
2. A parte superior do prontuário possui as informações básicas sobre o paciente.
3. A seção inferior possui abas com listagens dos atendimentos daquele paciente, dos exames, materiais utilizados, anexos, etc.
4. Na listagem, à esquerda, há um botão que permite acessar aquele respectivo registro de atendimento para mais detalhes (é preciso estar “logado” em uma conta com acesso àquele atendimento).

Profissionais

Assim como precisamos ter registros de nossos pacientes, o mesmo vale para nossos funcionários (profissionais).

Para criar um cadastro de profissional, são necessários cadastros de: clínica e usuário.

Obs.: Note que, mesmo o registro de usuário do sistema possuindo todas as permissões necessárias, o sistema apenas o reconhecerá como profissional da clínica caso este seja utilizado em um cadastro de profissional.

1. A aba Dados cadastrais possui campos para as informações básicas do profissional, como nome, CPF, data de nascimento, etc.
2. O campo Assinatura para documentos permite o upload de um arquivo onde constará a assinatura do profissional. Esta será utilizada em contratos/documentos.
3. Clique nesta caixa com ícone de câmera e se abrirá uma janela de captura de foto para usar no cadastro do profissional (utiliza a webcam).
4. Há um campo com opções de formatação para inserir observações a respeito do profissional.

Campos opcionais:

Assinatura para documentos;
Nome civil;
RG;
Telefone;
E-mail;
Tratamento;
Profissão;
Imagem;
Observação.

Obs.: caso os campos Nome civil e/ou Tratamento sejam preenchidos, estes aparecerão na listagem de pacientes (no caso do nome civil, substituindo o nome).

1. A aba Endereços (opcional) possui campos e uma listagem para os endereços do profissional.
2. Para adicionar um endereço à lista, preencha suas informações nos campos e clique no botão Adicionar.

Campo opcional: complemento.

Nesta aba, você deve informar qual registro de usuário do sistema estará vinculado a este registro de profissional. Feito isso, quando o detentor da conta “logar” nela, será considerado pelo sistema como profissional e poderá utilizar de funções como agendamentos e atendimentos.

1. A aba Especialidades (opcional) permite informar quais as especialidades de tal profissional (ex.: Cardiologista).
2. Para adicionar ou remover especialidades à lista, clique nos botões + ou x, respectivamente.

Fornecedores

Além de pacientes e profissionais, é interessante também ter registros com os dados dos fornecedores que enviam materiais à clínica.

Requer cadastro de: clínica.

1. A seção superior do formulário contém campos para as informações básicas do fornecedor.
2. Há um campo com opções de formatação para inserir observações a respeito do fornecedor.
3. A seção Endereços (opcional) possui campos e uma listagem para os endereços do fornecedor.
4. Para adicionar um endereço à lista, preencha suas informações nos campos e clique no botão Adicionar.

Cadastros de estoque

Materiais

Além dos cadastros gerais e de pessoas, precisamos manter controle do estoque de materiais da clínica.

O cadastro de materiais requer um registro de clínica.

Pontos de atenção:

Lote: código do lote;
Estoque mínimo: quantidade mínima necessária para atender à demanda;
Estoque inicial: quantidade de itens que se possui ao início de algum período, seja mensal, anual, etc.;
Ativo: determina se o material pode ser utilizado em operações do sistema.

Campos opcionais:

Código de lote;
Estoque mínimo;
Data de vencimento;
Estoque inicial.

Como fazer movimentações no estoque?

1. Este é o botão Movimentar, clique nele para abrir o formulário de movimentação daquele material.
2. Configure a quantidade do material que será movimentado e escolha entre Baixa (para fazer uma dedução) e Reposição (para fazer um acréscimo).

Agendamentos

Neste tópico, aprenderemos como cadastrar um agendamento, sendo esta uma ação imprescindível para o funcionamento de uma clínica.

O formulário de agendamento possui uma série de campos cujo conteúdo precisa ser criado/configurado em outras partes da aplicação. Em outras palavras, devemos “popular” nosso sistema com dados antes de engajar nessa operação do dia-a-dia.

Eis abaixo esses campos:

Outro ponto que requer atenção é que podemos criar/visualizar/editar/excluir agendamentos de duas formas: através da agenda (uma tabela de horários) ou da listagem. Para cada uma das ações, abordaremos ambas as opções.

Cadastrando um agendamento

Agora que asseguramos termos todos os dados necessários, vamos criar um agendamento…

Primeiramente, precisamos estar “logados” em uma conta que possua acesso a um registro de agenda que possamos utilizar, pois como foi mencionado quando criamos uma agenda, devemos informar quais profissionais podem interagir com tal agenda.

Após entrar em uma conta válida, temos duas formas de cadastrar um agendamento. A primeira é acessando Agendamentos -> Agendamentos e criando um novo registro ao clicar numa das células disponíveis da tabela de agenda (ou no botão Novo Agendamento), preenchendo então o formulário de cadastro e clicando em Salvar.

A segunda maneira é acessando Agendamentos -> Listagem, onde encontramos uma listagem de agendamentos, uma forma mais direta de interagir com os registros. Clique no botão Novo agendamento para ser apresentado ao formulário de cadastro.

1. Na aba Informações gerais, há campos para dados fundamentais do agendamento (sendo estes os registros necessários mencionados anteriormente), o horário do atendimento e um slider para informar se o atendimento será presencial ou online.
2. Na seção Procedimentos, você pode inserir os procedimentos que serão realizados, escolher o convênio utilizado, editar o valor e a quantidade.
3. É possível adicionar ou remover procedimentos com os botões + e x, respectivamente.

1. Na aba Repetições, é possível configurar aquele agendamento como um atendimento recorrente, inferindo um padrão de repetição e quantas vezes ele acontecerá.
2. Os tipos de repetição englobam agendamento para todos os dias, dias úteis, semanalmente, mensalmente (baseado no dia da semana) e anualmente (baseado no dia do mês).
3. Uma forma de determinar quantas repetições haverá de determinado agendamento é informando uma data final, sendo esta o último período em que o agendamento repetirá.
4. Outra forma de fazer isto é determinando uma quantidade de repetições para o agendamento.

Obs.: note que apenas um pode ser utilizado por vez, data final OU quantidade de repetições. Ao preencher um dos campos tendo o outro já completo, o último será automaticamente apagado.

Gerenciando agendamentos

Há duas formas de visualizar agendamentos. A primeira é acessando Agendamentos -> Agendamentos. Lá encontramos uma visualização estilo agenda, semelhante a uma tabela.

1. Clique para ser redirecionado à página Agendamentos -> Listagem, onde está a visualização de listagem.
2. É possível adicionar bloqueio, um intervalo de tempo na agenda no qual agendamentos não poderão ser cadastrados (pela respsectiva agenda determinada).
3. Abre o formulário de cadastro de paciente, o mesmo abordado no capítulo Pacientes.
4. Além de ser possível criar um novo agendamento ao clicar em uma célula da tabela, você pode fazer o mesmo clicando no botão Novo Agendamento.
5. Você pode pesquisar por agendamentos específicos a partir de filtros (aqui se aplica a “Visualização inicial” presente no cadastro de agenda).
6. Botões para avançar/retroceder o tempo (o quanto depende do modo de visualização atual. Ex.: se este for “Semana”, clicar no botão > avançará para a próxima semana), assim como um botão para retornar ao dia atual.
7. É possível escolher entre outros modos de visualização da agenda, sendo eles visualização por dia, semana, mês ou agenda (semelhante a uma listagem).
8. Este é um exemplo de horário bloqueado na agenda. Não é possível criar agendamentos neste intervalo.
9. Este é um agendamento. Note que a cor (roxo) é a mesma que foi determinada no cadastro de agenda utilizado para gerar este agendamento (o círculo azul simboliza o status do agendamento, algo que será abordado mais adiante). Clique nele para abrir as informações do agendamento (também serão abordadas mais à frente).
10. Este agendamento (laranja) pertence a outro profissional. Estou “logado” em outra conta, mas posso interagir com esse registro pois, em sua respectiva agenda, meu perfil foi adicionado à seção Profissionais que podem interagir com a agenda.

A segunda forma é acessando Agendamentos -> Listagem, onde temos uma listagem de agendamentos que, assim como a visualização de tabela, possibilita interação com agendamentos de outros profissionais caso a permissão tenha sido concedida. Semelhante a outras listagens no sistema, podemos criar um novo registro, filtrar resultados e atualizar listagem.

1. Clique para ser redirecionado à página Agendamentos -> Agendamentos, onde está a visualização de agenda.
2. O botão Exportar permite obter um arquivo CSV ou PDF contendo a listagem.
3. Clique no botão de lupa Visualizar para acessar as informações do agendamento (estas serão abordadas mais à frente).
4. O círculo colorido presente na agenda (e também na listagem) simbolizam o estado/status do agendamento. As possibilidades são: Agendado, Cancelado, Confirmado, Em atendimento e Atendido.

Ao visualizar um agendamento, abre-se uma janela com uma série de opções:

1. O botão Editar redireciona-lhe ao formulário de cadastro de agendamento em modo de edição, onde é possível também excluir o registro.
2. A aba Informações gerais possui as informações básicas do agendamento, assim como algumas funções.
3. Caso o paciente tenha como ativa a permissão de receber mensagens via WhatsApp, você pode enviar uma clicando no botão Enviar whatsapp manual, que abre o formulário de edição de mensagem (abordado mais à frente).
4. Outra opção é enviar um e-mail, mas para isso, é necessário ter configurado os campos de e-mail no registro da clínica.
5. Para prosseguir com o atendimento, é necessário confirmar o agendamento, assim como é possível o cancelar. Tais ações são realizadas com os botões Confirmar e Cancelar, respectivamente.
6. Em casos de agendamento online, haverá um botão Link do atendimento, com o caminho para uma chamada na plataforma Jitsi Meet. Entretanto, este tópico será abordado com mais detalhes no capítulo em que é mais relevante, Atendimentos.

Este abaixo é o formulário de envio de mensagem WhatsApp:

1. Tendo um template de mensagem cadastrado, você pode carregá-lo para uso aqui.
2. Estas são as variáveis disponíveis para utilizar em sua mensagem (caracteres em negrito). Apenas digite-as (incluindo as chaves) no corpo da mensagem e, na hora do envio, elas serão substituídas por seus respectivos valores.
3. É possível adicionar hyperlinks ao final da mensagem inserindo sua URL e um rótulo (label).
4. Para adicionar mais hyperlinks, clique no botão +. Para removê-los, clique no x.

Obs.: o formulário de envio de e-mails é semelhante, tendo como diferenças apenas a ausência dos campos URL e label e um editor do corpo da mensagem com opções de formatação.

A aba Procedimentos permite ver quais procedimentos estão marcados para o agendamentos e seus respectivos valores.

A aba Histórico armazena as alterações de estado feitas com aquele agendamento, informando qual foi a movimentação, qual usuário a causou e quando.

A aba Mensagens exibe o histórico de mensagens trocadas (WhatsApp e e-mail) relativas ao agendamento.

Atendimentos

Builder Clinic SaaS possui um auxiliar de atendimento, com funções como adicionar prescrições, solicitar exames, acesso rápido a uma chamada de vídeo (em casos de atendimento online), entre outros.

Como iniciar um atendimento?

Como mencionado anteriormente, para prosseguir com um atendimento, é necessário cadastrar e confirmar um agendamento, seja através da página Agendamentos -> Agendamentos ou Agendamentos -> Listagem.

Para isso, após criar um agendamento, acesse-o e verá o botão Confirmar sob a seção Ajustar estado do agendamento, clique-o e o agendamento se tornará um atendimento. O novo registro estará acessível ao menu lateral na aba Atendimentos, mas caso ainda esteja na página de visualização do agendamento, perceberá que o botão de confirmação terá sido substituído pelo botão Iniciar atendimento (ou Acessar atendimento, caso este já tenha sido iniciado).

Outras formas de acessar o atendimento são através da página Atendimentos -> Próximos, uma listagem para atendimentos em aberto, …

1. É possível exportar a listagem para CSV ou PDF.
2. Clique em Entrar no atendimento (ou Iniciar atendimento, caso este ainda não tenha sido iniciado) para acessar o assistente de atendimento.

…ou em Atendimentos -> Todos, uma listagem com todos os atendimentos cuja agenda pode ser interagida pelo profissional.

1. Mesma funcionalidade de exportar para CSV ou PDF.
2. A forma de entrar no assistente de atendimento é a mesma nesta página.
3. Perceba que este atendimento pertence a outro profissional — o mesmo cuja agenda meu perfil pode interagir — entretanto, não posso acessá-lo/editá-lo pois, neste caso, o campo Pode manipular atendimentos do cadastro da agenda foi marcado como Não.

Fazendo um atendimento

Após entrar/iniciar um atendimento, abrir-se-á uma janela contendo o nome do paciente, agenda utilizada, data de início, observações do agendamento e, por fim, funcionalidades para auxiliar no atendimento. Vejamo-nas em seguida.

Obs.: perceberás, ao realizar alterações em um atendimento, que elas serão salvas automaticamente, não sendo necessário pressionar nenhum botão separado. Isto impede que mudanças sejam perdidas devido a imprevistos.

1. Clique em Finalizar atendimento para registrar aquele atendimento como “Finalizado”, removendo-o assim da página Atendimentos -> Próximos. Obs.: ainda será possível alterar os valores do atendimento após término do mesmo.
2. Clique e Ver histórico para acessar o histórico de atendimentos daquele paciente.
3. Em caso de atendimento online, aparecerá um botão Entrar no atendimento, clique-o para ser redirecionado a uma chamada de vídeo via Jitsi Meet prontamente.
4. A aba Procedimentos comporta os procedimentos realizados no atendimento, sendo possível adicionar/remover procedimentos ou editar os existentes.

A aba Exames serve para guardar indicações clínicas de exames. Requer cadastro de exame.

1. Na aba Materiais constam os materiais utilizados no atendimento.
2. Além de ser possível adicionar um material a partir de seu nome, é possível adicionar os materiais padrão de um procedimento.

1. A aba Anexos permite fazer upload de arquivos avulsos ao sistema. Você pode importar um arquivo e adicionar uma observação referente ao mesmo.
2. Feito o upload, é possível baixar o arquivo de volta.

1. Crie uma prescrição a partir da aba Prescrição. O formulário de preenchimento demanda informar se é um receituário de controle especial, data e medicamentos prescritos (estes dispostos em uma lista).
2. Você pode imprimir a prescrição médica.

1. Na aba Documentos/Laudos, adicione anexos baseados nos cadastros de documento do sistema. Selecione o registro de documento, dite sua validade e, caso necessário, edite seu conteúdo — em caso de variáveis no texto, serão substituídas por seus respectivos valores do atendimento.
2. Clique no botão Invalidar para revocar a validade do documento.
3. É possível imprimir o documento.
4. Um documento/laudo pode perder sua validade. Sendo assim, um documento válido adicionado a um atendimento possui um código autenticador que pode ser verificado pelo paciente final através do link de agendamento online.

1. A aba Formulários permite adicionar instâncias de documentos preenchidos a partir dos cadastros de formulário. Após escolher um formulário, preencha seus campos pré-determinados para então adicioná-lo ao atendimento.
2. Aqui aparecem os tipos de formulário disponíveis para uso.

O botão Ver histórico presente no formulário leva à seguinte página, contendo o histórico (ou “timeline”) de atendimentos daquele(a) paciente:

Financeiro

A plataforma possui uma aba chamada Financeiro. Lá, podemos realizar operações como visualizar contas a pagar, contas a receber, gerar NFS-e, etc. Vejamos a seguir.

Como gerar uma nota fiscal?

Antes de gerar qualquer nota fiscal, devemos nos certificar que temos as entradas necessárias para preencher seu formulário, sendo elas:

Clínica;
Paciente;
Serviço.

Obs.: para cadastrar um serviço, acesse Financeiro -> Configurações -> Serviços e crie um novo registro, preenchendo os campos requisitados. Exemplo:

FIXME:

Para gerar uma nota fiscal (NFS-e), acesse Financeiro -> NFS-e e preencha os campos referentes ao prestador e tomador:

FIXME:

Também os campos referentes ao serviço e impostos.

FIXME:

Com o formulário preenchido, basta clicar em Salvar e a nota fiscal será criada.

<!– provável que seja necessário emitir a nota após criação, mas não consigo fazê-lo pois não consigo emitir um token (criar emitente) através do usuário admin para habilitar emissão de notas fiscais. –>

Gerenciando faturas e cobranças

Podemos monitorar nossas faturas (contas a pagar) e cobranças (contas a receber) e criar novos registros do tipo. Após certas ações, contas serão automaticamente adicionadas às listagens, mas para criá-las, é necessário termos registros de: clínica, fornecedor, categoria de conta e tipo de pagamento (os dois últimos serão abordados a seguir).

Para cadastrar uma categoria de conta, acesse Financeiro -> Configurações -> Categoria contas:

Para cadastrar um tipo de pagamento, acesse Financeiro -> Configurações -> Tipos de pagamento:

Tendo os dados necessários, podemos prosseguir para o monitoramento de contas, primeiramente Financeiro -> Contas a pagar:

1. Além das opções padrão de ações e filtros, há mais botões com filtros específicos ao status de pagamento das contas.
2. Você pode exportar a listagem de faturas para CSV ou PDF.
3. O botão Visualizar parcelas permite-lhe obter detalhes sobre os valores da conta e quitá-la. Veja abaixo:

Ao criar uma fatura, esse é o formulário de preenchimento:

1. Alterne entre pagamento simples ou parcelado. O exemplo da imagem acima representa os campos da opção Simples, mas as opções para pagamento parcelado serão também exibidas na próxima imagem.
2. Ao ativar Repetir até o final do ano, várias instâncias daquela conta serão criadas. Especificamente, mensalmente até o final do ano.

1. Ao definir uma quantidade de parcelas e o valor total e então pressionar o botão Atualizar parcelas, as mesmas serão configuradas automaticamente abaixo.
2. Você pode editar as informações das parcelas e adicioná-las manualmente.

Vejamos agora a listagem de cobranças em Financeiro -> Contas a receber:

1. Similarmente às faturas, a listagem de cobranças pode ser convertida em CSV ou PDF.
2. O botão Visualizar parcelas permite-lhe obter detalhes sobre os valores da conta e quitá-la.
3. Ao clicar em Gerar NFS-e, abre-se a janela flutuante abaixo, com configurações da NFS-e e opção de gerar nota fiscal:

Obs.: o formulário de cadastro de cobranças é idêntico ao de faturas.

Obs. 2: ao realizar um atendimento no sistema, uma cobrança será automaticamente criada.

Acesso do paciente

Em Cadastros -> Clínicas, você encontrará o link de agendamento online da clínica, uma URL que pode ser inserida no navegador pelo paciente final para que ele mesmo possa criar um agendamento (possível sobre agendas públicas), obter documentos atrelados à sua conta e validar os mesmos.

Veja abaixo o menu principal do acesso do paciente, lembrando que, para qualquer que seja a ação escolhida, será pedido seu login (dados de login de usuário estão disponíveis em Pessoas -> Pacientes, dentro das informações de um cadastro (botão Editar) na aba Autenticação):

1. Aqui, o paciente pode escolher entre uma das agendas disponíveis (estas devem ser públicas) e criar um agendamento no calendário.
2. Durante atendimentos, um profissional pode anexar documentos ao acervo, tais documentos estarão disponíveis nesta página.
3. Caso o paciente possua um documento mas não tenha certeza de que o mesmo é válido, pode consultar seu código de autenticação e verificar sua validade por aqui.

Vejamos primeiro como criar um Novo agendamento:

1. O botão VOLTAR retorna ao menu anterior, mas mantendo o login de paciente.
2. O botão SAIR “desloga” da conta do paciente e retorna ao menu principal.
3. Você pode filtrar uma busca por agenda, profissional e/ou especialidade.
4. Este é um exemplo de agenda pública do sistema, contendo o nome do profissional, clínica, especialidades e botão Agendar.
5. O ícone verde de câmera indica que aquele profissional aceita realizar atendimentos online.

Ao escolher uma agenda, seremos redirecionados à agenda em si (a forma de visualização de inicial depende do que foi definido aqui):

1. O botão VOLTAR - AGENDAS retorna ao menu anterior, de agendas.
2. Botões para avançar/retroceder o tempo (o quanto depende do modo de visualização atual. Ex.: se este for “Semana”, clicar no botão > avançará para a próxima semana), assim como um botão para retornar ao dia atual.
3. É possível escolher entre outros modos de visualização da agenda, sendo eles visualização por dia, semana, mês ou agenda (semelhante a uma listagem).
4. Esta é a agenda. As células em verde representam horários vagos, disponíveis para agendamento. Células em cinza representam horários em que a o profissional não atende.
5. Células ocupadas como esta podem indicar horários de intervalo, bloqueios na agenda ou outros agendamentos.

Após escolher um horário, caso não tenha entrado em sua conta ainda, será apresentado a uma janela flutuante para login:

1. Caso tenha uma conta cadastrada no sistema, insira suas credenciais e clique em Entrar.
2. Caso não possua uma conta, clique em Não sou cadastrado para rapidamente criar uma. Veja abaixo o formulário de cadastro rápido:

Feito isso, podemos retornar à agenda, onde após confirmado o login, abrir-se-á um formulário de agendamento rápido, em que você pode adicionar uma observação, como o motivo do agendamento:

Em seguida, vejamos a listagem Meus documentos:

1. O botão VOLTAR retorna ao menu anterior, mas mantendo o login de paciente.
2. O botão SAIR “desloga” da conta do paciente e retorna ao menu principal.
3. É possível baixar os documentos atrelados àquela conta que foram instanciados em atendimentos.

Por fim, eis a página de Validar documento:

Insira o código autenticador do documento no campo e o valide, o sistema informará o estado de validade do mesmo. Veja abaixo um exemplo de documento validado:

Perceba que, além da notificação de documento válido, há um botão que permite acessar aquele documento diretamente.

Administrador

O Builder Clinic SaaS possui um local para o administrador do sistema gerenciar registros gerais e alterar configurações fundamentais, este local sendo o login de usuário adminstrador.

O usuário administrador pode executar as mesmas ações que um usuário final com todas as permissões + abas pertinentes à administração do sistema, sendo elas SaaS Admin, Administração e Logs.

Configurando os parâmetros do SaaS

O SaaS possui uma série de parâmetros que devem ser definidos para emitir notas fiscais, exibir um contrato de termos de serviço, enviar e-mails, etc.

Para fazer tais configurações, acesse SaaS Admin -> SaaS Parâmetros. Vejamos a seguir uma visão geral desses parâmetros:

A aba Empresa comporta campos para as informações básicas da empresa.

o Builder Clinic utiliza a API IntegraNotas para emissão de notas fiscais. A aba NFS-e tem os seguintes campos de configuração:

Produção: seleciona se o ambiente está configurado para produção ou homologação (teste);
Token Integra Notas envio NFS-e: código de autenticação fornecido para acessar o serviço de envio de NFS-e para o ambiente de produção;
Token Integra Notas envio NFS-e (homologação): código de autenticação para o ambiente de homologação, usado para testes;
Token Integra Notas da sua Software House: código de autenticação da software house responsável pelo sistema;
NFS-e número: permite definir ou mostrar o número da próxima nota fiscal a ser emitida;
NFS-e série: campo para inserir ou exibir a série do documento fiscal;
Botão Importar Parâmetros: serve para preencher automaticamente alguns campos no banco de dados que são necessários para a emissão de notas fiscais eletrônicas. Isso ajuda o usuário a não precisar inserir manualmente esses detalhes todas as vezes que for emitir uma NFS-e, agilizando o processo e reduzindo a probabilidade de erros.

Na aba Contrato / Termos, você pode inserir um PDF de contrato (exibido na página de contratação), um documento com os termos de uso (exibido na página de criação de conta), determinar qual plano será ativado em uma conta em período de “trial” (assim como o tempo de “trial” e dias para renovação automática prévia) e qual grupo de permissão (aba) será acessível enquanto o contrato estiver inativo.

Na plataforma, é possível enviar e-mails em algumas ocasiões. Para ajustar as configurações de e-mail, acesse a aba Email e preencha os campos, sendo eles:

Host: endereço do servidor SMTP que será utilizado para enviar os e-mails;
Porta: número da porta usada para conectar-se ao servidor SMTP;
Usuário: nome de usuário (ou ID de acesso) para autenticação no servidor SMTP;
Senha;
Slider para habilitar ou desabilitar a autenticação SMTP;
E-mail de origem: endereço que será o remetente das mensagens enviadas;
Nome da origem: nome que aparecerá como remetente nas mensagens.

Por fim, há um campo Email de teste para inserir um e-mail que será usado como destinatário para uma mensagem teste, enviada clicando no botão Testar Envio de Email.

A aba Financeiro comporta um campo para determinar quantos dias para um pagamento no sistema vencer.

Na aba Sistema, você pode alterar a URL geral do sistema.

Gerenciando clínicas

Para fazer o gerenciamento das clínicas, acesse SaaS Admin -> Administração -> Admin Clínicas.

1. Como administrador, é possível acessar uma listagem com todas as clínicas registradas no sistema.
2. É possível exportar a listagem para CSV e PDF.
3. Para que tal clínica possa emitir uma nota fiscal pelo sistema, é preciso criar um token de emitente. Este aparecerá para copiar após clicar em Criar Emitente.
Obs.: para isso funcionar, a clínica precisa ter um token de autenticação da API IntegraNotas, que pode ser atrelado à clínica ali mesmo, no formulário de edição acessível através do botão Editar.
4. Esse é o link que permite a pacientes cadastrados fazer agendamentos online. Lembrando que isso é possível apenas com profissionais configurados para poderem receber agendamentos online.

Obs.: o formulário de edição é o mesmo que o apresentado no capítulo “Clínicas” deste manual.

Gerenciando clientes

Há uma listagem geral de clientes do sistema em SaaS Admin -> Administração -> Clientes.

Obs.: cada cliente é uma entrada na tabela account do banco de dados.

1. Assim como há a listagem, há a possibilidade de cadastrar um novo cliente por ali (formulário com dados cadastrais e endereço).
2. Você pode visualizar, editar e excluir os registros.

Na visualização do cliente (account), constam informações como:

Informações básicas;
Contato;
Endereço;
Pagamentos;
Usuários;
Unidades.

Gerenciando contratos

Registros de usuário estão atrelados a contratos para terem acesso às funcionalidades do sistema (mesmo que seja o plano “Trial”). Há uma listagem dos contratos do sistema em SaaS Admin -> Administração -> Contratos.

1. Botão Editar, para editar aquele contrato (sendo possível customizar as configurações do contrato em si).
2. Este botão serve para enviar um e-mail de aviso de vencimento do contrato ao usuário.
3. Ao clicar em Gerar pagamento, abre-se uma pequena janela pedindo um gateway, escolha e receberá um link para efetuar o pagamento (note que o novo pagamento gerado constará na página Pagamentos da seção Administração).
4. Este botão serve para enviar um e-mail ao usuário informando que o plano contratado foi ativado com sucesso.

Ao cadastrar/editar um contrato, abre-se o seguinte formulário, com opções como status do contrato, cliente, plano/pagamento e vigência:

Ao acessar a aba Customizações do formulário, é possível customizar configurações daquele contrato. Entretanto, note que essas alterações são carregadas ao contrato em geral, ou seja, não afetarão apenas aquele respectivo usuário, mas sim todos que o possuem.

Gerenciando pagamentos

Assim como há uma listagem para instâncias de contratos, há uma para pagamentos feitos por usuários. Acesse SaaS Admin -> Administração -> Pagamentos.

1. Ao assinar um plano (ou tentar), um registro deveria ser criado automaticamente, mas também é possível realizar essa operação manualmente, clicando em Cadastrar.
2. Clique em Verificar pagamentos para buscar pagamentos em aberto e receber uma janela flutuante com os resultados.
3. Para fazer uma validação das assinaturas dispostas na listagem e atualizar sua exibição de acordo, clique em Verificar assinaturas.
4. O botão de engrenagem permite editar o registro, excluí-lo ou verificá-lo individualmente.
5. “Recorrência MP” refere-se a pagamentos recorrentes (ex.: cartão de crédito).

Veja abaixo o formulário de cadastro/edição de pagamento:

Ao alterar o ID no campo Contrato, as configurações serão dinamicamente subsituídas nos campos pelos dados do respectivo contrato. Ao clicar na lupa, abre-se a seguinte janela de seleção de contrato (neste caso, com um filtro de busca aplicado):

Gerenciando notas fiscais

1. Por aqui, você pode preencher o formulário de nota fiscal de serviço e então criar uma NFS-e.
2. Assim como é possível atualizar a listagem para acertar a exibição dos registros, você pode atualizar os status das notas fiscais, sendo feita uma verificação.
3. Você pode, através do botão Ações, obter o documento como PDF ou XML.

Gerenciando serviços

Como clínica, é possível cadastrar seus serviços disponibilizados, mas antes, é necessário ter um registro de grupo de impostos, informação necessária para emitir uma nota fiscal relativa àquele serviço. Para isso, acesse SaaS Admin -> Configurações -> Grupos de impostos e clique em Cadastrar.

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Após criar um grupo de impostos, acesse SaaS -> Administração -> Serviços para obter a listagem de serviços e então, cadastrar um serviço.

Abaixo, a listagem de serviços:

Gerenciando planos

Sendo um Software como Serviço (SaaS), sua comercialização é feita através da disponibilização de planos/licenças pagas de uso. Para criar um plano, acesse SaaS Admin -> Administração -> Planos.

1. Esta coluna define a ordem que os planos serão exibidos.
2. Ao clicar em Visualizar valores do plano, abre-se uma tabela com informações a respeito dos valores daquele plano: nome, valor, duração em meses, data de desativação e status de ativo.

Obs.: a disponibilização de um plano pago de software é um serviço em si, por isso a necessidade de haver um cadastro de serviço. Neste exemplo, o Licença Software.

1. A aba Geral possui campos para as informações gerais do plano, como nome e descrição.
2. É necessário um cadastro de serviço que será utilizado na geração de notas fiscais.
3. Assim o registro de serviço será utilizado na nota fiscal, também será sua discriminação.

1. A aba Valores lhe permite informar quais serão as opções de valores daquele plano e suas configurações.
2. O campo Recorrência infere se aquele será um pagamento recorrente (como uma assinatura no cartão de crédito).
3. É possível adicionar mais opções clicando no botão +.

1. A aba Grupos permite configurar quais dentre os grupos de permissão do sistema estarão disponíveis daquele plano.
2. Há uma funcionalidade de busca para pesquisar por grupos específicos.

A aba Limites permite definir o limite máximo de usuários e unidades. Lembrando que, caso estes sejam definidos como zero, será considerada quantidade ilimitada.